Cómo debe organizar su tiempo un freelance

Trabajar como Freelance tiene algunas claras ventajas como por ejemplo que los horarios pueden ser más flexibles y uno mismo puedes organizar su tiempo, aunque también tiene otros muchos inconvenientes como la dificultad para conseguir contratos duraderos con clientes que te permitan una estabilidad económica a largo plazo.
La mayoría de Freelancers poseen clientes con los cuales trabajan en diversos proyectos, cada uno de ellos con sus propias características y duración determinada, por ello resulta imprescindible para un trabajador por cuenta propia poder organizarse de modo que las tareas sean continuas, evitando que existan parones entre unos proyectos y otros, ya que en caso de que esto ocurriera derivaría en un grave inconveniente para nuestros hábitos, rutinas y en definitiva para nuestro negocio.

Entonces: ¿Cómo debemos organizarnos para no tener parones en nuestro trabajo?

Cómo debe organizar sus hábitos un Freelance

Esta es la tarea más complicada ya que los clientes de un trabajador freelance pueden aparecen a cualquier hora y en cualquier momento, además las personas que te contactan siempre esperan disponibilidad inmediata por parte del profesional. Por lo tanto, lo mejor que podemos hacer es definir perfectamente y ser estrictos en nuestro horario de disponibilidad y trabajo, no rompiéndolo bajo ningún concepto, los clientes en un principio mostrarán carácter de urgencia para cada uno de los problemas que le puedan surgir, pero tu mismo deberás filtrar y comenzar a respetar tu horario para que los demás acaben haciendo lo mismo contigo.

Organizar el correo electrónico y el móvil

Lo mejor que podemos hacer es organizar todas las tareas que están dentro de nuestro horario y alcance, por ejemplo:
Podemos definir un horario para responder los mails (aunque fuera de ese horario contestes a los más importantes), quizás lo mejor es responder todo a primera hora del día, a continuación puedes estipular horarios para revisar la bandeja de entrada de vez en cuando (yo personalmente la cierro mientras programo o realizo otras tareas, ya que necesito un grado de concentración y relajación máximo). Aquí podemos diferenciar los temas que son de carácter urgente, ya sea vía mail o teléfono.

¿Cómo distinguir los emails y las llamadas importantes?
En primer lugar en este aspecto hay freelancers que cometen un error de base, y es que tienen una cuenta de email y/o teléfono personal mezclada con trabajo, de este modo su bandeja de entrada contiene correos de amigos, familiares, publicidad y trabajo, de este modo resulta muy complicado organizarse, por lo tanto debemos separar y tener un mail y una línea de teléfono sólo y exclusivamente dedicada para temas laborales.

Consejos para organizar nuestra cuenta de email corporativo

• info@tudominio.es: correo único para nuevos contactos, su nivel de alerta es máximo, porque casi todo lo que entra por aquí son propuestas nuevas de trabajo (formulario de contacto), por lo que un mail a esta cuenta será contestado de inmediato con carácter urgente. Este correo llega y sincroniza con todos los dispositivos que tenemos, ya que la diferencia de que nos contraten o no puede depender de la rapidez de la respuesta.
• tupersona@tudominio.es: aquí llegan los mails de comunicaciones con clientes ya establecidos, el nivel de alerta es medio, y mientras programas o realizas otras tareas que requieren concentración máxima puedes deshabilitarlos.
• colaboradores@tudominio.es: en este grupo de emails está el resto de personas con potestad, colaboradores, trabajadores, otros freelancers, autónomos…etc, es decir, toda persona que trabaje o colabore bajo tu marca. A estas cuentas debes redireccionar ciertos correos y delegar si no quieres acabar estresado al segundo día de la semana.

Otra recomendación: usar anti spam para filtrar correos basura que nos hagan perder el tiempo, y procurad mantener la lista de correo no deseado actualizada en un fichero.

Recordatorios y citas de un Freelance

Las ideas, anotaciones, listas y recordatorios deben encontrarse en un solo lugar.
Puede ocurrir que comenzamos anotando los recordatorio en posits, después en una aplicación, luego en la otra y finalmente no sabemos ni encontramos donde está cada cosa, por supuesto no podemos permitir que esto ocurra, debemos tener una única aplicación sincronizada para los recordatorios y citas en todos nuestros dispositivos, para ello recomiendo este artículo que enumera algunas herramientas útiles para freelance.

Este tipo de aplicaciones además de colaborar con nosotros en la gestión de las citas y recordatorios nos ayudarán a tener una visión general del trabajo que tenemos por delante, conociendo así exactamente cuál será el tiempo de entrega preciso de cada uno de los proyectos a realizar.

Relaciones con los clientes

El trato con los clientes suele ser complicado de llevar, y en más de una ocasión buscarás desesperado la manera de tratar a clientes difíciles e incluso tendrás serias dudas de si realmente debes Educar al cliente o educarnos a nosotros mismos.

Resulta de vital importancia construir relaciones duraderas con los clientes, tener unos cimientos y unos ingresos fijos a largo plazo es indispensable en este tipo de negocios. Es preferible trabajar en un proyecto de larga duración que factura menos dinero que no en un proyecto a precio fijo que inicialmente nos genere mayor porcentaje de beneficios.

Las relaciones con clientes a largo plazo nos darán tranquilidad y estabilidad, ya que conoceremos cómo trabajar y cómo comunicarnos con esa persona o empresa, además nos dará la posibilidad de organizarnos mucho mejor la agenda y el tiempo, aspecto que a corto, medio y largo plazo nos resultará beneficioso, tanto económica como mentalmente.

Contabilidad de un Freelance

Cuando trabajas en una empresa cobras la nómina de un tirón, por lo tanto gestionarla resulta más sencillo que trabajar como Freelance, ya que a un autónomo normalmente el dinero le va lloviendo cada semana o día, esto tiene mucho peligro porque en ocasiones puedes sentirte rico por un día y terminar despilfarrarando el dinero rápidamente.

Mi consejo es que tengáis un registro de la contabilidad en la que se vean claros tanto los gastos como los ingresos.

Economiza tu tiempo

Cuando trabajas desde casa o por cuenta propia eres responsable de varias cosas con respecto a tu tiempo: horas de descanso, tiempo libre y vacaciones. Debes ser organizado y honesto en este aspecto e informar de cuando te encuentras en periodo de vacaciones, ya que si no lo hacemos a nuestro regreso no encontraremos buenas noticias.

Si tenéis algo que añadir o no estáis de acuerdo os animo a que comentéis y participéis en este post.

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Un saludo,
Óscar / DevService
Por Óscar Carrillo